EL OFICIO

Concepto.- es una comunicación escrita, referente a los asuntos de servicio, públicos, esto lo realiza entre individuos de varios instituciones. También se lo conoce como la comunicación escrita que se envía de diferentes dependencias de gobierno ya sea central o seccional.

IMPORTANCIA DE OFICIO

El oficio es importante ya que es el principal documento que circula en las dependencias del estado, por lo tanto sirve como medio de comunicación escrita, para relacionarse con las dependencias públicas fomentando las buenas relaciones humanas y administrativas.

CARACTERÍSTICAS

El oficio cumple determinadas funciones, entre estas tenemos: informar, solicitar, resuelve, etc.

CUALIDADES

En cuanto a las cualidades, debe ponerse especial cuidado en la elaboración del oficio, puesto que es el fiel reflejo de la institución remitente, del cuidado de ella depende el éxito o el fracaso del documento.

En cuanto a las cualidades de fondo y de forma son las mismas de la redacción oficial.

REDACCIÓN DE OFICIO

Es importante en la redacción del oficio ser cortés y de profundo sentido ético “veras y justo”. El vocabulario que se emplee debe ser fácil, no utilicemos palabras vulgares o términos antiguos.

En cuanto a su estilo la redacción debe ser propia de la institución o también original de la misma.

PARTES DEL OFICIO.- Las partes del oficio son:

1.      Membrete

2.      Numero de orden y clave

3.      Departamento o dependencia de origen

4.      Sección o unidad en caso de haberlo

5.      Asunto

6.      Fecha, lugar, día, mes y año

7.      Dirección interior

8.      Saludo o vocativo

9.      Texto

10.  Tema

11.  Firma Autografiado

12.  Nombre del cargo del remitente

13.  Sello

14.  siglas de identificación

15.  Anexos

16.  Fecha de envió

MEMBRETE

El membrete ocupa la parte superior izquierda del papel, algunas empresas tienen impresos (en la hoja) su membrete en el centro de la hoja del papel consta de las siguientes partes:

1.      Logotipo de la empresa

2.      Nombre o razón social de la empresa

3.      Teléfono o numero de fax si lo tuviera

4.      Dirección, calle avenida

5.      Ciudad

NUMERO DE ORDEN O CLAVE

Se encuentra grabado en la parte superior derecha de la hoja y consta del número de oficio y las iniciales de la clave

Ejemplo:

Of. Nº 210 – REC

 

DEPARTAMENTO O DEPENDENCIA DE ORIGEN

Consta del nombre del departamento o dependencia del cual se envía la correspondencia

Ejemplo:

Departamento del Rectorado

Departamento de Vicerrectorado

 

SECCION

Consta del nombre de la sección de la cual se envía la correspondencia: Ejemplos.

Sección: de bodegas – suministros

 

ASUNTO

Es una pequeña nota que sirve para referencia para hacer saber de que se trata la comunicación enviada. Ejemplo

Asunto: Supervisión de Pasantías

Fecha, lugar, día, mes y año

Consta de la fecha completa, normalmente escrita en un documento: Ejemplo

Tena, 9 de abril del 2004

 

DIRECCION INTERIOR

En toda tramitación oficial interior o exterior es requisito indispensable el tratamiento, titulo profesional o nombre del destinatario seguido del cargo y la institución a la que pertenece.

No se puede omitir el nombre del funcionario para hacer constar el nombre de la institución.

 

TEXTO

Dentro de este elemento encontramos las siguientes partes:

a)      Introducción o Principio.- lo constituye las primeras expresiones contenidas en el cuerpo del oficio y tiene por objeto unir el asunto con los antecedentes, en algunos casos estas frases son innecesarias por lo que se suprime.

b)        Desarrollo de las Ideas.- es la parte modular o esencial en la que se expone con claridad y precisión, el acuerdo, el orden o resolución que recaído sobre el asunto de que se trata.

c)      Fin o Conclusión.- son las frases finales que sirven para expresar la ejecución del acuerdo u orden, lo que generalmente se expresa así:

Ø  Lo que comunico a usted para los fines legales consiguientes.

Ø  Lo que comunico a usted para su debido cumplimiento.

FRASES DE CORTESIA

Son las comunicaciones que se dignen a las oficinas Públicas o a personas comunes se pone como frase final de cortesía.

Solo palabra Atentamente, pero en las que se giren a oficinas de igual a superior categoría, se considera necesaria escribir la frase de cortesía “reitero a usted la seguridad de mis más atenta consideración y estima”

Este elemento se constituye como parte misma del cuerpo del oficio.

DESPEDIDA

En la administración pública se utiliza comúnmente la palabra atentamente.

LEMA

Es la divisa que emplea el gobierno para significar sus ideales o tendencias políticas, actualmente el lema oficial es DIOS, PATRIA Y LIBERTAD, en las instituciones privadas también tienen su lema que esta de acuerdo a la actividad a la que se dedica entre estos tenemos:

DICIPLINA Y TRABAJO

DICIPLINA Y DEPORTE

FIRMA AUTOGRAFIADA

Debe ser manuscrito, reservándose el empleo de facsímil para los minutos o copias como también para asuntos de escasa importancia como circulares, avisos, etc.

NOMBRE Y CARGO

Es la identificación mecanografiada del nombre y cargo del funcionario remitente.

SIGLAS DE IDENTIFICACION

Es necesario escribir las siglas de identificación para que el jefe acredite la revisión y despache con autoridad el documento estos se escribe en el margen inferior izquierdo, iniciales que se lo hace a maquina.

ANEXOS Y COMPLEMENTOS

Se empleara las mismas normas establecidas que se utilizan en la correspondencia comercial en general.

Sellos.- es un pedazo de hule o caucho en el que se encuentra impreso el nombre de una empresa logotipo de la misma, nombre de una persona en particular o firma, gráficos etc. A demás sirven para dar constancia en un documento, existente sellos de varios tamaños.

 

CLASIFICACION DEL OFICIO

El oficio se clasifica de acuerdo a varias consideraciones:

1.- Por ámbito que abarca se en interno y externo

2.- Por el destinatario, se denomina individual o regular y circular.

3.- Por la forma de organización su contenido cuando copia otra comunicación se denomina oficio de trascripción parcial y oficio de trascripción total.

OFICIO REGULAR O INDIVIDUAL

Es un oficio común y corriente que circula en la administración pública, contiene al número de orden respectivo las siglas de identificación de la oficina o departamento donde se origina el documento así como las siglas de la institución emisora:

Ejemplo:

Institución Emisora: N° de oficio y siglas

Instituto Técnico Superior Fiscal Tena (Rectorado) Of.N° 067-R-I.T.S.F.T

Ilustre Municipio de Tena (Departamento Of.N°086-DAC-I.M.T de Asuntos Culturales)

Nota: su redacción se sujeta a normas comunes y no tiene nada de particular.

OFICIO CIRCULAR

Con este nombre se conoce al oficio que se redacta para que copias del mismo lleguen simultáneamente a diferentes destinatarios es similar o igual a las cartas circulares  comerciales se identifica de estas formas:

Ejemplo:

Institución Emisora                 N° de Oficio y Siglas

Colegio Nocturno Cantón Archidona   Of.Cir.N° 0034-DAC-IMA

Ilustre Municipio de Archidona      Of.Cir.N°0087-DAC-IMA

(Departamento de Asuntos Culturales)

OFICIO DE TRANSCRIPCION TOTAL

Como su nombre lo indica, sirven para dar a conocer disposiciones emanadas o enviadas por segundas personas y que son de interés común por lo que se transcribe textualmente el contenido del documento escrito. La trascripción se hace desde el nombre del documento que se transcribe indicando su número y demás datos, así como la dirección, el texto, los elementos complementarios, el nombre y el cargo del firmante. Los oficios que se envían con la finalidad de transcribir son: telegramas, oficios, resoluciones, acuerdos, etc.

Cuando se transcribe oficios, se mecanografiara tal como se presente, es decir sin agregar ni suprimir nada del documento lo cual ira entre comilla y separado sus elementos por punto y raya es decir todo se transcribe a reglon seguido al concluir se serrara igual con comillas.

Cuando se transcribe telegramas documentos a fines se transcribirá con las mismas características del documento (mayúscula sostenida), a reglon seguido tal cual se presenta el documento original.

Después de describir la dirección interior del destinatario es conveniente hacer una introducción (como para su conocimiento y más fines transcribo a usted la siguiente comunicación) en este caso se empieza a escribir desde el nombre, numero y fecha del documento: ejemplo: (para su conocimiento transcribo el siguiente oficio circular N° 32 OR-MT de fecha mayo 12 del presente año), en este caso la trascripción se ara desde la dirección interior luego de la trascripción y como párrafo de cierre se anotara una de las siguientes frases:

-          Particular que comunico para su conocimiento.

-          Lo que comunico para los fines consiguientes.

-          Por lo antecede un oficio de trascripción consta de tres párrafos.

OFICIO DE TRANSCRIPCION PARCIAL

El oficio de trascripción parcial, por lo general se inicia, por los datos del oficio recibido, luego se menciona el asunto o el motivo de la trascripción igual al oficio se transcribirá totalmente y será escrito entre comillas. El oficio de trascripción parcial comienza con la indicación de la fecha, N° de oficio, Departamento de procedencia a continuación la frase más apropiado de las formulas iniciales, se decir:

1.           Para su conocimiento y fines consiguientes, me permito o nos permitimos transcribirnos la siguiente comunicación.

2.           Damos a conocer las siguientes disposiciones con el objeto de que se les de fiel cumplimiento.

PÁRRAFOS CENTRALES

Se copia entre comillas las disposiciones, solo en la parte que interese a los destinatarios. No hay iniciación ni finalización del oficio que se copia. El punto luego de la trascripción, debe ser escrito después de las comillas porque no forma parte del texto.

PÁRRAFO FINAL

No hace falta si una frase que presione para que se de inmediato, es preferible, mejor que agradezco usar agradecería, porque el cumplimiento que se pide siempre será el futuro.