domingo, 5 de mayo de 2013

ACTIVIDAD

Para elaborar nuestra tarea es indispensable primera realizar un ejercicio de análisis, por lo que deberá redactar un texto de acuerdo al caso que se le presenta, deberá presentarlo en clase y compartirlo con sus compañeros a fin de mejorar su análisis y comprensión de escritura.

Caso No. 1
El Alcalde de la ciudad ha recibido una disposición del Ministerio del Interior, para solicitar a todos los trabajadores públicos los documentos personales actualizados a fin de realizar su ingreso en el sistema nacional, ante esto solicita a la Secretaria redacte una comunicación para dar a conocer esta disposición.

Caso No. 2
El Rector de la Unidad Educativa Cantón Archidona dispone comunicar en forma escrita a los maestros de la sección Diurna y Nocturna que se abrirá el sistema de calificación del 03 al 10 de mayo, 2013 para el ingreso de notas del segundo parcial.

La redacción a estos casos deberán ser entregados el lunes 06 de mayo, 2013 a borrador.  Sea puntual!

viernes, 3 de mayo de 2013

EL OFICIO


Concepto.- es una comunicación escrita, referente a los asuntos de servicio, públicos, esto lo realiza entre individuos de varios instituciones. También se lo conoce como la comunicación escrita que se envía de diferentes dependencias de gobierno ya sea central o seccional.

IMPORTANCIA DE OFICIO

El oficio es importante ya que es el principal documento que circula en las dependencias del estado, por lo tanto sirve como medio de comunicación escrita, para relacionarse con las dependencias públicas fomentando las buenas relaciones humanas y administrativas.


CARACTERÍSTICAS

El oficio cumple determinadas funciones, entre estas tenemos: informar, solicitar, resuelve, etc.


CUALIDADES
En cuanto a las cualidades, debe ponerse especial cuidado en la elaboración del oficio, puesto que es el fiel reflejo de la institución remitente, del cuidado de ella depende el éxito o el fracaso del documento.

En cuanto a las cualidades de fondo y de forma son las mismas de la redacción oficial.

REDACCIÓN DE OFICIO
Es importante en la redacción del oficio ser cortés y de profundo sentido ético “veras y justo”. El vocabulario que se emplee debe ser fácil, no utilicemos palabras vulgares o términos antiguos.

En cuanto a su estilo la redacción debe ser propia de la institución o también original de la misma.

PARTES DEL OFICIO.- Las partes del oficio son:
1.      Membrete
2.      Numero de orden y clave
3.      Departamento o dependencia de origen
4.      Sección o unidad en caso de haberlo
5.      Asunto
6.      Fecha, lugar, día, mes y año
7.      Dirección interior
8.      Saludo o vocativo
9.      Texto
10.  Tema
11.  Firma Autografiado
12.  Nombre del cargo del remitente
13.  Sello
14.  siglas de identificación
15.  Anexos
16.  Fecha de envió

MEMBRETE
El membrete ocupa la parte superior izquierda del papel, algunas empresas tienen impresos (en la hoja) su membrete en el centro de la hoja del papel consta de las siguientes partes:
1.      Logotipo de la empresa
2.      Nombre o razón social de la empresa
3.      Teléfono o numero de fax si lo tuviera
4.      Dirección, calle avenida
5.      Ciudad

NUMERO DE ORDEN O CLAVE

Se encuentra grabado en la parte superior derecha de la hoja y consta del número de oficio y las iniciales de la clave
Ejemplo:

Of. Nº 210 – REC

 

DEPARTAMENTO O DEPENDENCIA DE ORIGEN

Consta del nombre del departamento o dependencia del cual se envía la correspondencia

Ejemplo:

Departamento del Rectorado
Departamento de Vicerrectorado

 

SECCION

Consta del nombre de la sección de la cual se envía la correspondencia: Ejemplos.
Sección: de bodegas – suministros

 

ASUNTO

Es una pequeña nota que sirve para referencia para hacer saber de que se trata la comunicación enviada. Ejemplo

Asunto: Supervisión de Pasantías

Fecha, lugar, día, mes y año
Consta de la fecha completa, normalmente escrita en un documento: Ejemplo
Tena, 9 de abril del 2004

 

DIRECCION INTERIOR

En toda tramitación oficial interior o exterior es requisito indispensable el tratamiento, titulo profesional o nombre del destinatario seguido del cargo y la institución a la que pertenece.

No se puede omitir el nombre del funcionario para hacer constar el nombre de la institución.

 

TEXTO

Dentro de este elemento encontramos las siguientes partes:
a)      Introducción o Principio.- lo constituye las primeras expresiones contenidas en el cuerpo del oficio y tiene por objeto unir el asunto con los antecedentes, en algunos casos estas frases son innecesarias por lo que se suprime.
b)        Desarrollo de las Ideas.- es la parte modular o esencial en la que se expone con claridad y precisión, el acuerdo, el orden o resolución que recaído sobre el asunto de que se trata.
c)      Fin o Conclusión.- son las frases finales que sirven para expresar la ejecución del acuerdo u orden, lo que generalmente se expresa así:
Ø  Lo que comunico a usted para los fines legales consiguientes.
Ø  Lo que comunico a usted para su debido cumplimiento.

FRASES DE CORTESIA

Son las comunicaciones que se dignen a las oficinas Públicas o a personas comunes se pone como frase final de cortesía.
Solo palabra Atentamente, pero en las que se giren a oficinas de igual a superior categoría, se considera necesaria escribir la frase de cortesía “reitero a usted la seguridad de mis más atenta consideración y estima”
Este elemento se constituye como parte misma del cuerpo del oficio.

DESPEDIDA

En la administración pública se utiliza comúnmente la palabra atentamente.

LEMA

Es la divisa que emplea el gobierno para significar sus ideales o tendencias políticas, actualmente el lema oficial es DIOS, PATRIA Y LIBERTAD, en las instituciones privadas también tienen su lema que esta de acuerdo a la actividad a la que se dedica entre estos tenemos:
DICIPLINA Y TRABAJO
DICIPLINA Y DEPORTE

FIRMA AUTOGRAFIADA

Debe ser manuscrito, reservándose el empleo de facsímil para los minutos o copias como también para asuntos de escasa importancia como circulares, avisos, etc.

NOMBRE Y CARGO

Es la identificación mecanografiada del nombre y cargo del funcionario remitente.

SIGLAS DE IDENTIFICACION

Es necesario escribir las siglas de identificación para que el jefe acredite la revisión y despache con autoridad el documento estos se escribe en el margen inferior izquierdo, iniciales que se lo hace a maquina.

ANEXOS Y COMPLEMENTOS

Se empleara las mismas normas establecidas que se utilizan en la correspondencia comercial en general.
Sellos.- es un pedazo de hule o caucho en el que se encuentra impreso el nombre de una empresa logotipo de la misma, nombre de una persona en particular o firma, gráficos etc. A demás sirven para dar constancia en un documento, existente sellos de varios tamaños.

 

CLASIFICACION DEL OFICIO


El oficio se clasifica de acuerdo a varias consideraciones:
1.- Por ámbito que abarca se en interno y externo
2.- Por el destinatario, se denomina individual o regular y circular.
3.- Por la forma de organización su contenido cuando copia otra comunicación se denomina oficio de trascripción parcial y oficio de trascripción total.

OFICIO REGULAR O INDIVIDUAL


Es un oficio común y corriente que circula en la administración pública, contiene al número de orden respectivo las siglas de identificación de la oficina o departamento donde se origina el documento así como las siglas de la institución emisora:
Ejemplo:
Institución Emisora: N° de oficio y siglas
Instituto Técnico Superior Fiscal Tena (Rectorado) Of.N° 067-R-I.T.S.F.T
Ilustre Municipio de Tena (Departamento Of.N°086-DAC-I.M.T de Asuntos Culturales)
Nota: su redacción se sujeta a normas comunes y no tiene nada de particular.

OFICIO CIRCULAR


Con este nombre se conoce al oficio que se redacta para que copias del mismo lleguen simultáneamente a diferentes destinatarios es similar o igual a las cartas circulares  comerciales se identifica de estas formas:
Ejemplo:
Institución Emisora                 N° de Oficio y Siglas
Colegio Nocturno Cantón Archidona   Of.Cir.N° 0034-DAC-IMA
Ilustre Municipio de Archidona      Of.Cir.N°0087-DAC-IMA
(Departamento de Asuntos Culturales)

OFICIO DE TRANSCRIPCION TOTAL

Como su nombre lo indica, sirven para dar a conocer disposiciones emanadas o enviadas por segundas personas y que son de interés común por lo que se transcribe textualmente el contenido del documento escrito. La trascripción se hace desde el nombre del documento que se transcribe indicando su número y demás datos, así como la dirección, el texto, los elementos complementarios, el nombre y el cargo del firmante. Los oficios que se envían con la finalidad de transcribir son: telegramas, oficios, resoluciones, acuerdos, etc.

Cuando se transcribe oficios, se mecanografiara tal como se presente, es decir sin agregar ni suprimir nada del documento lo cual ira entre comilla y separado sus elementos por punto y raya es decir todo se transcribe a reglon seguido al concluir se serrara igual con comillas.

Cuando se transcribe telegramas documentos a fines se transcribirá con las mismas características del documento (mayúscula sostenida), a reglon seguido tal cual se presenta el documento original.

Después de describir la dirección interior del destinatario es conveniente hacer una introducción (como para su conocimiento y más fines transcribo a usted la siguiente comunicación) en este caso se empieza a escribir desde el nombre, numero y fecha del documento: ejemplo: (para su conocimiento transcribo el siguiente oficio circular N° 32 OR-MT de fecha mayo 12 del presente año), en este caso la trascripción se ara desde la dirección interior luego de la trascripción y como párrafo de cierre se anotara una de las siguientes frases:

-          Particular que comunico para su conocimiento.
-          Lo que comunico para los fines consiguientes.
-          Por lo antecede un oficio de trascripción consta de tres párrafos.

OFICIO DE TRANSCRIPCION PARCIAL

El oficio de trascripción parcial, por lo general se inicia, por los datos del oficio recibido, luego se menciona el asunto o el motivo de la trascripción igual al oficio se transcribirá totalmente y será escrito entre comillas. El oficio de trascripción parcial comienza con la indicación de la fecha, N° de oficio, Departamento de procedencia a continuación la frase más apropiado de las formulas iniciales, se decir:

1.           Para su conocimiento y fines consiguientes, me permito o nos permitimos transcribirnos la siguiente comunicación.
2.           Damos a conocer las siguientes disposiciones con el objeto de que se les de fiel cumplimiento.

PÁRRAFOS CENTRALES
Se copia entre comillas las disposiciones, solo en la parte que interese a los destinatarios. No hay iniciación ni finalización del oficio que se copia. El punto luego de la trascripción, debe ser escrito después de las comillas porque no forma parte del texto.

PÁRRAFO FINAL
No hace falta si una frase que presione para que se de inmediato, es preferible, mejor que agradezco usar agradecería, porque el cumplimiento que se pide siempre será el futuro.

REDACCIÓN OFICIAL


Concepto.- Es el estilo propio con el cual se expresan los pensamientos que permiten ponerse en contacto entre los funcionarios de la administración pública.

Importancia.- La redacción oficial, es de suma importancia porque de ella depende la facilidad o dificultad de interpretar inmediatamente la respuesta esperada.

Objetivos.- El objetivo es de solicitar la cancelación de un beneficio o documento de forma personal, también se debe tomar encuentra que es un documento que sirve para dar o recibir información, acatar ordenes, disposiciones, dar aperturas a sugerencias, comunicar resoluciones, pedir o dar colaboración.

Características.- La correspondencia oficial a diferencia a los demás formas de correspondencia se caracteriza por las siguientes:
1)      Vocabulario diplomático o refinado.
2)      Los asuntos que se tratan en el documento, son de trámite directo.
3)      El vocabulario que se emplea va de acuerdo al funcionario o destinatario, esto quiere decir que mientras sea más alto el cargo más elegante nuestro vocabulario.

CUALIDADES.- Al igual que el otro tipo de correspondencia se debe tomar en cuenta las cualidades de fondo y de forma, a fin de que la correspondencia sea impecable de esta manera alcanzaremos el éxito propuesto.

Cualidades de Fondo.- Son la claridad, precisión, creatividad, naturalidad, cortesía, originalidad y más a fines.

Cualidades de Forma.- Son técnicas mecanográficas, ortográficas de presentación, en si la estética del documento.

Clasificación.- Los documentos que circulan en la correspondencia oficial son:
Oficios, memorando, solicitudes, certificados, esquelas, cablegramas, teles, telegramas, convocatorias, actas, acuerdos, resoluciones, decretos, informes, contratos y ordenanzas.

CARTAS DE CRÉDITO


Según el artículo 495 de código del comercio “la carta de crédito” tiene por objeto realizar un contrato de cambio condicional celebrado entre “el dador y el tomador” cuya perfección pende de que este haga uso del crédito que aquel que le abre.

PERSONAS QUE INTERVIENEN

EL DADOR: Es la persona que otorga el crédito, o sea, la que expide la carta “orden” de entrega una determinada cantidad dinero.

EL TOMADOR: Es el beneficiario de crédito, o sea el portador de la carta.

CORRESPONSAL: Es la persona que hace las entregas respectivas del dinero el contrato de cambio condicional queda perfeccionado si el tomador hace uso efectivo del crédito que se concede, tomando todo o parte del mismo.  De lo contrario,  el documento otorgado que era sin efectivo. 


SOLICITUD DE CRÉDITO

Es el documentos que se redacta con el fin de solicitar un crédito, fijando la cantidad del préstamo en letras y números, la razón en la que se va a invertir, el plazo, y garantía.  Además de la presentación de algunos requisitos, como son:
- Copia de documentos personales, cédula y certificado de votación
- Copia de servicio básico
- Rol de pagos o certificado de ingresos
- Prenda o garantía personal, hipotecaria (según el monto del crédito)

FORMULARIO PARA SOLICITUD DE CRÉDITO

Es un documentos pre-impreso que las entidades bancarias utilizan para la aprobación de un crédito, de igual manera debe adjuntarse documentos de respaldo como los arriba mencionados. 

CARTAS CIRCULARES


CONCEPTO.- Las cartas circulares son comunicaciones que, con un mismo contenido, son enviados a varias personas o instituciones.

CLASES DE CIRCULARES

Hay tantas circulares y cuántas noticias se desea participar.

§  Comunicación de cambio de razón social
§  Cambio de local
§  Renovación de mercaderías
§  Cambio de organización
§  Apertura de sucursales
§  Ingreso de socios o Representantes y salida o retiro

PRACTICA DE OPERATORIA DE TECLADO

Utilizando la opción de Combinación de correspondencia en (Word) redacte una carta de pedido de información, dirigida a 5 empresas.


TRATAMIENTO

NOMBRE

APELLIDOS
NOMBRE DEL CARGO
CAMPO DE DIRECCIÓN
Licenciado
Juan
 Vaca
 JEFE DE VENTAS
 Quito
 Economista 
 Klever
 Salazar
 GERENTE
Tena
 Licenciada
Silvia 
 Tunay
 GERENTE
 Ambato
 Doctora
 Carmen
 Pizango
JEFE DE VENTAS
 Tena
 Señor
 Renato
 Otero
 GERENTE
 Archidona

Combinación de correspondencia
Esta opción le permite editar de forma automática un mismo texto para varios destinatarios, creando para ello una base de datos.








CARTA DE QUEJAS Y RECLAMOS


CONCEPTO.-  Esta carta se redacta cuando el cliente no está satisfecho con la mercadería que se le ha
enviado o entregado a él.  Puede ser en cantidad, marca, condiciones de estado de la mercadería.  En este tipo de carta debe referirse al número de factura o al pedido de la mercadería.

Cuando se hace un reclamo es necesario usar, ante todo diplomacia y cortesía, presentar el problema en forma correcta y sugerir una solución.

REQUISITOS:
·         Referirse al número de la factura
·         Plantear el problema
·         Sugerir una solución.

RESPUESTA A LA CARTA DE QUEJAS Y RECLAMOS O LLAMADA 
TAMBIÉN CARTA DE AJUSTES


La carta de ajustes es la contestación, cuando se envía una de reclamo.  Además sirve para solucionar los problemas suscitados en las transacciones comerciales.

Se puede dar contestación positiva, negativa o mixta.

CONTESTACIÓN POSITIVA

CONCEPTO.- Es la que acepta la propuesta planteada por el reclamante  (cliente)


REQUISITOS:

·         El proveedor acepta la responsabilidad y ofrece las debidas disculpas
·         Plantea una solución
·         Expresa el deseo de que el inconveniente no afecte las buenas transacciones comerciales.

CONTESTACIÓN NEGATIVA

CONCEPTO.- No siempre se puede acceder al pedido del reclamante, entonces la contestación es negativa.  De todos modos es necesario llegar a un acuerdo pacífico.

REQUISITOS:

·         Expresa preocupación por el reclamo
·         No acepta la solución planteada por el reclamante
·         Explica el porque de la negación
·         Sugiere la posibilidad de superar el problema
·         Expresa el interés de mantener al cliente.


CONTESTACIÓN MIXTA

CONCEPTO.- La contestación mixta soluciona a medias el problema.  Es decir,  que al cargo del cliente y 
proveedor, corren los  gastos,  pérdidas o trámites  que hay que afrontar.

REQUISITOS:

·         El proveedor  afronta el problema con alguna concesión en favor del cliente
·         Da la explicación del porque no acepta el total del reclamo (el motivo debe ser valedero)
·         Mantener al cliente y la buena imagen de la empresa.

domingo, 10 de marzo de 2013

CARTA DE PEDIDO DE MERCADERÍA


CONCEPTO.- Es la comunicación que el comprador envía al vendedor pidiendo mercaderías o servicios. Esta comunicación   lo realiza luego de haber reunido la información correspondiente sobre precios, términos de pago, modelos y otros, el comprador decide aceptar las condiciones establecidas y formula su pedido.


REQUISITOS

Agradecimiento por los informes recibidos
Detalle de las mercaderías que se solicitan, como:
- Cantidad
- Artículo
- Marca
- Precio
- Código
- Tamaño
- Color
- Material 
- Peso 
- Acabado
El plazo de entrega del pedido
Especificar el medio de transporte: aéreo, férreo, marítimo, fluvial, terrestre.
Condición especial en el embalaje
Forma de pago: contado o crédito. Si se lo hace con depósito en una cuenta corriente o con transferencia electrónica es necesario remitir los siguientes datos:
- No. del ticket del banco
- Banco pagador
- Valor que se cancela, escrito en números y letras
- Impresión de la transferencia exitosa (transferencia electrónica)
No es necesario poner una frase de despedida
En el adjunto,  se agrega la copia del ticket de depósito del banco.

Actividad:
Con los datos anteriores de su carta de pedido de información, redacte una carta de pedido de 5 productos, y agregue la papeleta de depósito.  Entregue en digital, Estilo Semibloque, puntuación abierta.


CARTA  DE ENVÍO DE MERCADERÍAS


CONCEPTO.- Es la comunicación que el vendedor envía al comprador informando que la mercadería  ha sido despachada.


REQUISITOS:

*      Indicar que se ha recibido el pedido y la atención que se le ha dado.
*      Constancia de haber recibido parte del pago o la totalidad.  Se debe anotar los   datos del cheque (#-Bco.) y precisar como se recibirá el saldo.
*      Ser corteses, con la finalidad de que el cliente decida realizar nuevos pedidos.







Actividad:
Redacte la carta de respuesta al pedido de mercadería o lo que se conoce con el nombre de Carta de Envío de Mercadería, entregue en digital, estilo bloque extremo, puntuación mixta.