Concepto.- es una comunicación escrita, referente a los
asuntos de servicio, públicos, esto lo realiza entre individuos de varios
instituciones. También se lo conoce como la comunicación escrita que se envía
de diferentes dependencias de gobierno ya sea central o seccional.
IMPORTANCIA DE OFICIO
El oficio es importante ya que es
el principal documento que circula en las dependencias del estado, por lo tanto
sirve como medio de comunicación escrita, para relacionarse con las
dependencias públicas fomentando las buenas relaciones humanas y
administrativas.
CARACTERÍSTICAS
El oficio cumple determinadas
funciones, entre estas tenemos: informar, solicitar, resuelve, etc.
CUALIDADES
En cuanto a las cualidades, debe
ponerse especial cuidado en la elaboración del oficio, puesto que es el fiel
reflejo de la institución remitente, del cuidado de ella depende el éxito o el fracaso
del documento.
En cuanto a las cualidades de
fondo y de forma son las mismas de la redacción oficial.
REDACCIÓN DE OFICIO
Es importante en la redacción del
oficio ser cortés y de profundo sentido ético “veras y justo”. El vocabulario
que se emplee debe ser fácil, no utilicemos palabras vulgares o términos
antiguos.
En cuanto a su estilo la
redacción debe ser propia de la institución o también original de la misma.
PARTES DEL OFICIO.- Las partes del oficio son:
1.
Membrete
2.
Numero de orden y clave
3.
Departamento o dependencia de origen
4.
Sección o unidad en caso de haberlo
5.
Asunto
6.
Fecha, lugar, día, mes y año
7.
Dirección interior
8.
Saludo o vocativo
9.
Texto
10. Tema
11. Firma
Autografiado
12. Nombre
del cargo del remitente
13. Sello
14. siglas
de identificación
15. Anexos
16. Fecha
de envió
MEMBRETE
El membrete ocupa la parte
superior izquierda del papel, algunas empresas tienen impresos (en la hoja) su
membrete en el centro de la hoja del papel consta de las siguientes partes:
1.
Logotipo de la empresa
2.
Nombre o razón social de la empresa
3.
Teléfono o numero de fax si lo tuviera
4.
Dirección, calle avenida
5.
Ciudad
NUMERO DE ORDEN O CLAVE
Se encuentra grabado en la parte superior derecha de la
hoja y consta del número de oficio y las iniciales de la clave
Ejemplo:
Of. Nº 210 – REC
DEPARTAMENTO
O DEPENDENCIA DE ORIGEN
Consta del nombre del departamento o dependencia del
cual se envía la correspondencia
Ejemplo:
Departamento del Rectorado
Departamento de Vicerrectorado
SECCION
Consta del nombre de la sección de la cual se envía la
correspondencia: Ejemplos.
Sección: de bodegas – suministros
ASUNTO
Es una pequeña nota que sirve para referencia para hacer
saber de que se trata la comunicación enviada. Ejemplo
Asunto: Supervisión de Pasantías
Fecha, lugar, día, mes y año
Consta de la fecha completa,
normalmente escrita en un documento: Ejemplo
Tena, 9 de abril del 2004
DIRECCION
INTERIOR
En toda
tramitación oficial interior o exterior es requisito indispensable el
tratamiento, titulo profesional o nombre del destinatario seguido del cargo y
la institución a la que pertenece.
No se puede omitir el nombre del
funcionario para hacer constar el nombre de la institución.
TEXTO
Dentro de este elemento
encontramos las siguientes partes:
a)
Introducción o Principio.- lo constituye las primeras
expresiones contenidas en el cuerpo del oficio y tiene por objeto unir el
asunto con los antecedentes, en algunos casos estas frases son innecesarias por
lo que se suprime.
b)
Desarrollo de
las Ideas.- es la parte modular o esencial en la que se expone con claridad y
precisión, el acuerdo, el orden o resolución que recaído sobre el asunto de que
se trata.
c)
Fin o Conclusión.- son las frases finales que sirven
para expresar la ejecución del acuerdo u orden, lo que generalmente se expresa
así:
Ø
Lo que comunico a usted para los fines legales
consiguientes.
Ø
Lo que comunico a usted para su debido
cumplimiento.
FRASES DE CORTESIA
Son las
comunicaciones que se dignen a las oficinas Públicas o a personas comunes se
pone como frase final de cortesía.
Solo palabra Atentamente, pero en
las que se giren a oficinas de igual a superior categoría, se considera
necesaria escribir la frase de cortesía “reitero a usted la seguridad de mis
más atenta consideración y estima”
Este elemento se constituye como
parte misma del cuerpo del oficio.
DESPEDIDA
En la administración pública se
utiliza comúnmente la palabra atentamente.
LEMA
Es la
divisa que emplea el gobierno para significar sus ideales o tendencias
políticas, actualmente el lema oficial es DIOS, PATRIA Y LIBERTAD, en las
instituciones privadas también tienen su lema que esta de acuerdo a la
actividad a la que se dedica entre estos tenemos:
DICIPLINA Y TRABAJO
DICIPLINA Y DEPORTE
FIRMA
AUTOGRAFIADA
Debe ser
manuscrito, reservándose el empleo de facsímil para los minutos o copias como también
para asuntos de escasa importancia como circulares, avisos, etc.
NOMBRE Y
CARGO
Es la
identificación mecanografiada del nombre y cargo del funcionario remitente.
SIGLAS DE
IDENTIFICACION
Es
necesario escribir las siglas de identificación para que el jefe acredite la
revisión y despache con autoridad el documento estos se escribe en el margen
inferior izquierdo, iniciales que se lo hace a maquina.
ANEXOS Y
COMPLEMENTOS
Se empleara
las mismas normas establecidas que se utilizan en la correspondencia comercial
en general.
Sellos.- es un pedazo de hule o
caucho en el que se encuentra impreso el nombre de una empresa logotipo de la
misma, nombre de una persona en particular o firma, gráficos etc. A demás
sirven para dar constancia en un documento, existente sellos de varios tamaños.
CLASIFICACION
DEL OFICIO
El oficio
se clasifica de acuerdo a varias consideraciones:
1.- Por ámbito que abarca se en
interno y externo
2.- Por el destinatario, se
denomina individual o regular y circular.
3.- Por la forma de organización
su contenido cuando copia otra comunicación se denomina oficio de trascripción
parcial y oficio de trascripción total.
OFICIO
REGULAR O INDIVIDUAL
Es un
oficio común y corriente que circula en la administración pública, contiene al
número de orden respectivo las siglas de identificación de la oficina o
departamento donde se origina el documento así como las siglas de la
institución emisora:
Ejemplo:
Institución Emisora: N° de oficio
y siglas
Instituto Técnico Superior Fiscal
Tena (Rectorado) Of.N° 067-R-I.T.S.F.T
Ilustre Municipio de Tena
(Departamento Of.N°086-DAC-I.M.T de Asuntos Culturales)
Nota: su redacción se sujeta a
normas comunes y no tiene nada de particular.
OFICIO
CIRCULAR
Con este
nombre se conoce al oficio que se redacta para que copias del mismo lleguen
simultáneamente a diferentes destinatarios es similar o igual a las cartas
circulares comerciales se identifica de
estas formas:
Ejemplo:
Institución
Emisora N° de Oficio y
Siglas
Colegio
Nocturno Cantón Archidona Of.Cir.N°
0034-DAC-IMA
Ilustre
Municipio de Archidona
Of.Cir.N°0087-DAC-IMA
(Departamento
de Asuntos Culturales)
OFICIO DE TRANSCRIPCION TOTAL
Como su
nombre lo indica, sirven para dar a conocer disposiciones emanadas o enviadas
por segundas personas y que son de interés común por lo que se transcribe
textualmente el contenido del documento escrito. La trascripción se hace desde
el nombre del documento que se transcribe indicando su número y demás datos,
así como la dirección, el texto, los elementos complementarios, el nombre y el
cargo del firmante. Los oficios que se envían con la finalidad de transcribir
son: telegramas, oficios, resoluciones, acuerdos, etc.
Cuando se
transcribe oficios, se mecanografiara tal como se presente, es decir sin
agregar ni suprimir nada del documento lo cual ira entre comilla y separado sus
elementos por punto y raya es decir todo se transcribe a reglon seguido al
concluir se serrara igual con comillas.
Cuando se
transcribe telegramas documentos a fines se transcribirá con las mismas
características del documento (mayúscula sostenida), a reglon seguido tal cual
se presenta el documento original.
Después de
describir la dirección interior del destinatario es conveniente hacer una
introducción (como para su conocimiento y más fines transcribo a usted la
siguiente comunicación) en este caso se empieza a escribir desde el nombre,
numero y fecha del documento: ejemplo: (para su conocimiento transcribo el
siguiente oficio circular N° 32 OR-MT de fecha mayo 12 del presente año), en
este caso la trascripción se ara desde la dirección interior luego de la
trascripción y como párrafo de cierre se anotara una de las siguientes frases:
-
Particular que comunico para su conocimiento.
-
Lo que comunico para los fines consiguientes.
-
Por lo antecede un oficio de trascripción consta de
tres párrafos.
OFICIO DE TRANSCRIPCION PARCIAL
El oficio
de trascripción parcial, por lo general se inicia, por los datos del oficio
recibido, luego se menciona el asunto o el motivo de la trascripción igual al
oficio se transcribirá totalmente y será escrito entre comillas. El oficio de
trascripción parcial comienza con la indicación de la fecha, N° de oficio,
Departamento de procedencia a continuación la frase más apropiado de las
formulas iniciales, se decir:
1.
Para su conocimiento y fines consiguientes, me permito
o nos permitimos transcribirnos la siguiente comunicación.
2.
Damos a conocer las siguientes disposiciones con el
objeto de que se les de fiel cumplimiento.
PÁRRAFOS CENTRALES
Se copia
entre comillas las disposiciones, solo en la parte que interese a los
destinatarios. No hay iniciación ni finalización del oficio que se copia. El
punto luego de la trascripción, debe ser escrito después de las comillas porque
no forma parte del texto.
PÁRRAFO FINAL
No hace
falta si una frase que presione para que se de inmediato, es preferible, mejor
que agradezco usar agradecería, porque el cumplimiento que se pide siempre será
el futuro.
